Käsittele kerätyt yhteystiedot
Etsi yhteydenottopyyntö, tarkista kerätyt tiedot ja merkitse jatkokäsittelyn tila työtilan Yhteystiedot-näkymässä.
Avaa kopiointivalikko
Yhteystiedot kokoaa työtilan agenttien keräämät yhteystiedot samaan listaan. Käytä sitä yhteydenottopyyntöjen jatkokäsittelyyn: etsi henkilö, tarkista hänen antamansa tiedot ja merkitse, miten käsittely etenee.
Ennen aloittamista
Osio nimeltä “Ennen aloittamista”Avaa oikea työtila ja tarkista, että Yhteystiedot näkyy sen valikossa. Varmista, että sinulla on oikeus tarkastella ja käsitellä työtilan yhteystietoja. Sovi tiimin kanssa, kuka vastaa uusista yhteydenotoista. Tallentunut yhteystieto ei tarkoita, että kukaan olisi vielä ottanut henkilöön yhteyttä.
Etsi ja käsittele yhteydenotto
Osio nimeltä “Etsi ja käsittele yhteydenotto”Avaa työtilan Yhteystiedot
Hae nimellä, sähköpostilla tai puhelinnumerolla. Rajaa listaa tilan mukaan. Miten syntyi kertoo, miten yhteystieto tallentui ensimmäisen kerran, esimerkiksi aloituslomakkeesta tai keskustelun aikana.
Tarkista kerätyt tiedot
Tarkista nimi ja yhteydenottotapa. Avaa Näytä kerätyt tiedot, jos rivillä on mukautettujen kenttien tietoja. Käytä niitä pyynnön ymmärtämiseen ennen yhteydenottoa.
Merkitse käsittelyn tila
Tee sovittu jatkotoimi ja muuta rivin tilaa. Odota tallennuksen vahvistusta. Tarkista tarvittaessa toisella haulla, että yhteystieto näkyy uudessa tilassa.
Mitä tilat tarkoittavat tiimille?
Osio nimeltä “Mitä tilat tarkoittavat tiimille?”Sopikaa yhteinen käytäntö seuraaville tiloille. Tilan muuttaminen on kirjaus; se ei lähetä henkilölle viestiä.
| Tila | Esimerkki yhteisestä käyttötavasta |
|---|---|
| Uusi | Pyyntö odottaa ensimmäistä käsittelyä. |
| Yhteydessä | Tiimi on ottanut henkilöön yhteyttä. |
| Tavoite saavutettu | Sovittu tavoite, kuten esittely, on toteutunut. |
| Arkistoitu | Yhteydenotto ei enää kuulu aktiiviseen käsittelyyn. |
Tuo yhteystietoja tiedostosta
Osio nimeltä “Tuo yhteystietoja tiedostosta”Tuonti tukee CSV- ja XLSX-tiedostoja. Tiedoston enimmäiskoko on 5 Mt ja siinä voi olla enintään 1 000 riviä. Tuo vain tietoja, joita organisaatiosi saa käsitellä.
- Valitse Tuo ja lataa tiedosto.
- Yhdistä sarakkeet kohdekenttiin. Yhdistä vähintään ulkoinen tunniste, sähköposti tai puhelin; älä yhdistä kahta saraketta samaan kenttään.
- Tarkista esikatselun rivikohtaiset tulokset. Korjaa virheelliset arvot ja tarkista, mitkä rivit lisätään, päivitetään tai ohitetaan.
- Vahvista tuonti. Tarkista valmistuneen tuonnin lisättyjen, päivitettyjen ja ohitettujen tietojen määrät.
Miksi tuonnin rivi ohitetaan?
Syynä voi olla virheellinen arvo, samaan sähköpostiin tai puhelimeen liittyvä ristiriita tai kaksoiskappale tiedostossa. Ulkoisella tunnisteella kohdistettu olemassa oleva yhteystieto voidaan päivittää. Lue rivin tulos ennen vahvistusta; älä oleta kaikkien samannäköisten henkilöiden yhdistyvän automaattisesti.
Vie rajattu lista
Osio nimeltä “Vie rajattu lista”Aseta haku ja tilasuodatin ennen kuin valitset Vie CSV. Vienti käyttää hakua ja tilaa, mutta Miten syntyi -suodatin ei rajaa vientiä. Tarkista tiedostosta, että mukana ovat tarvitsemasi henkilöt ja kentät, ja säilytä tiedosto organisaatiosi hyväksymässä paikassa.
Jos tieto puuttuu tai toiminto epäonnistuu
Osio nimeltä “Jos tieto puuttuu tai toiminto epäonnistuu”| Havainto | Seuraava tarkistus |
|---|---|
| Lista on tyhjä | Tarkista työtila ja valitse Tyhjennä suodattimet. |
| Lomake näkyi, mutta tietoa ei löydy | Tarkista lähetyksen vahvistus; lomakkeen näkyminen ei todista tallennusta. |
| Tilan muutos epäonnistui | Lue näkyvä virhe, päivitä näkymä ja tarkista nykyinen tila ennen uutta yritystä. |
| Tuonti ei valmistunut | Tarkista tiedoston muoto, rajat ja tuonnin virheilmoitus. |
Yhteystiedon poistaminen vaatii vahvistuksen eikä sitä voi perua. Se ei yksin todista, että kaikki samaan henkilöön liittyvät keskustelut tai muut tiedot on poistettu. Katso tietojen käsittely ja poistopyynnöt .